Pourquoi centraliser les signatures mail de votre entreprise ?
La signature mail professionnelle paraît souvent secondaire. Pourtant, elle accompagne presque chaque échange envoyé par vos collaborateurs : réponse à un client, proposition commerciale, confirmation de rendez-vous, envoi d’une facture…
Multipliée par le nombre de collaborateurs et d’e-mails envoyés chaque jour, elle devient un véritable point de contact avec vos clients et partenaires.
Mais dans de nombreuses entreprises, chacun crée encore sa propre signature. Les formats diffèrent, certaines coordonnées ne sont plus à jour et l’identité visuelle de l’entreprise n’est pas toujours respectée.
La gestion centralisée des signatures mail permet de reprendre le contrôle et de transformer chaque e-mail en un support de communication professionnel.
Une signature mail professionnelle renforce votre image de marque
Une signature mail professionnelle ne sert pas uniquement à indiquer un nom et un numéro de téléphone. Elle prolonge l’identité de l’entreprise jusque dans les échanges quotidiens.
Lorsque toutes les signatures respectent la même présentation, les destinataires retrouvent immédiatement :
- Le logo et les couleurs de l’entreprise
- Le nom et la fonction du collaborateur
- Ses coordonnées professionnelles
- L’adresse et le site internet
- Les liens vers les réseaux sociaux
- Les éventuelles mentions obligatoires
Cette cohérence renforce votre image de marque et donne une impression plus professionnelle, quel que soit le collaborateur qui envoie le message.
Des informations toujours à jour
Un collaborateur change de fonction ? Un numéro de téléphone doit être modifié ? L’entreprise déménage ou fait évoluer son identité visuelle ?
Sans outil centralisé, chaque utilisateur doit modifier lui-même sa signature. Le résultat est rarement homogène : certains oublient de la mettre à jour, d’autres changent la mise en page ou utilisent encore une ancienne version du logo.
Avec la gestion centralisée des signatures mail, les modifications sont réalisées depuis une seule interface, puis déployées automatiquement auprès des utilisateurs concernés.
Vous gagnez du temps et évitez la diffusion de coordonnées erronées ou de signatures obsolètes.
Des signatures homogènes pour toute votre entreprise
Créer une belle signature ne suffit pas toujours. Son affichage peut varier selon le logiciel de messagerie, l’appareil utilisé ou les habitudes de chaque collaborateur.
Une solution de gestion centralisée des signatures mail permet de définir un modèle commun à toute l’entreprise. Chaque utilisateur conserve ses propres informations, mais la structure, les couleurs et les éléments graphiques restent identiques.
Les signatures deviennent ainsi cohérentes et professionnelles, à l’échelle d’un service, d’une agence ou de toute l’organisation.
Chaque e-mail devient un support de communication
Vos collaborateurs envoient déjà des e-mails chaque jour. Pourquoi ne pas profiter de ces échanges pour relayer vos actualités ?
Une bannière de communication placée sous la signature permet de valoriser vos offres, vos événements ou vos actualités, sans envoyer de message supplémentaire.
Promouvoir une offre ou un service
Vous lancez une nouvelle solution ou souhaitez mettre en avant un service particulier ? La bannière permet de présenter l’offre directement dans les e-mails envoyés par votre équipe.
Chaque échange devient ainsi une occasion supplémentaire de faire connaître votre activité.
Valoriser une actualité ou un événement
Les bannières peuvent également promouvoir :
- Un événement ou un webinaire
- Une réalisation ou un cas client
- Un nouvel article publié sur votre site
- Une campagne de recrutement
- Une actualité de l’entreprise
Les campagnes peuvent évoluer au fil de l’année et être attribuées uniquement à certains collaborateurs ou services.
Recueillir des avis clients
La signature mail peut aussi vous aider à recueillir des avis Google.
Après une intervention ou un échange positif, vos clients peuvent accéder directement à votre fiche Google en cliquant sur la bannière présente dans votre signature.
Vous facilitez ainsi le dépôt d’un avis et développez progressivement votre visibilité en ligne.
Un déploiement simple, sans intervention des collaborateurs
La mise en place d’une signature mail professionnelle ne doit pas devenir une tâche supplémentaire pour vos équipes.
Grâce à la gestion centralisée des signatures mail, vos collaborateurs n’ont pas besoin de créer, copier ou mettre à jour eux-mêmes leur signature. Le modèle est préparé, paramétré et déployé automatiquement.
La solution s’intègre notamment à votre environnement Microsoft 365 afin de faciliter le déploiement des signatures auprès de vos collaborateurs.
Cette gestion simplifie notamment :
- L’arrivée d’un nouveau collaborateur
- La modification des coordonnées
- Le changement d’un logo ou d’une charte graphique
- La création de modèles adaptés aux différents services
- Le lancement d’une nouvelle campagne de communication
AINFO Sign': la gestion centralisée de vos signatures mails
Avec AINFO SIGN’, AINFO SERVICES vous accompagne dans la création, le déploiement et la gestion des signatures mail de votre entreprise.
Nous nous chargeons de la création du modèle, du paramétrage des informations et du déploiement auprès de vos collaborateurs. Vous bénéficiez ainsi de signatures homogènes, professionnelles et toujours à jour.
La solution permet également de piloter vos bannières de communication pour valoriser vos offres, vos actualités, vos événements ou recueillir des avis clients.
AINFO SIGN’ s’appuie sur la technologie française Signitic. Le paramétrage, le déploiement et l’accompagnement sont assurés par l’équipe AINFO SERVICES.
