Contexte du partenariat
Chez COLLVERT et CHALLENV, les équipes s’appuient quotidiennement sur l’impression et la numérisation pour traiter, transmettre et archiver leurs documents. Avec plusieurs contrats arrivant à échéance à des dates différentes, la gestion du parc d’impression était devenue moins lisible et les services inclus variaient selon les équipements.
AINFO SERVICES a proposé de profiter de ces échéances pour renouveler les trois imprimantes et repartir sur une organisation homogène. Le projet comprend également des scanners de bureau destinés à faciliter la numérisation depuis certains postes de travail.
Un parc d’impression composé de contrats différents
Deux imprimantes étaient arrivées au terme de leur contrat, tandis qu’une troisième devait encore être renouvelée quelques mois plus tard. Conserver ces échéances séparées aurait prolongé une organisation fragmentée, avec plusieurs contrats et des niveaux de service différents.
Le besoin ne consistait donc pas uniquement à remplacer du matériel. Il fallait aussi simplifier la gestion du parc d’impression et redonner de la visibilité sur les prestations associées.
Les objectifs définis avec COLLVERT étaient les suivants :
- regrouper les trois imprimantes dans une même proposition ;
- harmoniser les équipements et leurs services ;
- intégrer la maintenance et les pièces ;
- automatiser l’approvisionnement des consommables ;
- maintenir le scan vers e-mail ;
- ajouter des scanners de bureau adaptés aux usages des collaborateurs.
Une seule organisation pour trois imprimantes
AINFO SERVICES a regroupé l’ensemble au nom de COLLVERT afin d’optimiser et de simplifier le montage du nouveau parc.
Le rachat du contrat encore en cours permet de repartir sur une échéance commune, sans attendre le renouvellement isolé de la troisième imprimante.
Cette démarche apporte une vision plus claire : les trois équipements sont intégrés dans une même solution, avec des conditions de service homogènes et un suivi centralisé.
Pour les équipes administratives, cela signifie moins de contrats à surveiller et un interlocuteur unique pour le matériel, la maintenance et les consommables.
Maintenance, pièces et consommables désormais intégrés
Les anciens contrats ne comprenaient ni la maintenance ni la livraison des consommables. La nouvelle solution intègre ces services afin de réduire les démarches réalisées au quotidien par les équipes.
- La maintenance et les pièces sont prises en charge dans le cadre du contrat.
- Les consommables sont expédiés automatiquement selon les besoins du parc.
- Un volume mensuel d’impressions noir et blanc est mutualisé entre les trois imprimantes.
- Le serveur SMTP permet de conserver la fonction de scan vers e-mail.
L’enjeu est simple : permettre aux collaborateurs d’utiliser les équipements sans avoir à gérer séparément chaque incident, chaque commande de consommable ou chaque paramètre de numérisation.
Des scanners de bureau pour fluidifier la numérisation
En complément des imprimantes multifonctions, COLLVERT avait exprimé un besoin de numérisation directement depuis certains postes de bureau.
Deux scanners dédiés ont donc été proposés à l’achat, indépendamment du contrat de location des imprimantes.
Cette organisation évite de mobiliser systématiquement une imprimante partagée pour numériser un document.
Elle peut aussi faciliter le traitement de séries de documents et rapprocher l’outil des collaborateurs qui l’utilisent le plus souvent.
Pourquoi homogénéiser son parc d’impression ?
Dans une entreprise, les imprimantes sont souvent renouvelées au fil des besoins.
Avec le temps, les modèles, contrats, consommables et échéances peuvent se multiplier. Une gestion du parc d’impression homogène permet de retrouver une organisation plus simple.
✓ Une meilleure visibilité sur les équipements et leurs échéances.
✓ Des services cohérents pour l’ensemble du parc.
✓ Un interlocuteur unique en cas de besoin.
✓ Des commandes de consommables moins chronophages.
✓ Une maintenance organisée et plus facile à suivre.
✓ Un renouvellement futur mieux anticipé.
L’homogénéisation ne signifie pas nécessairement installer le même appareil partout. Elle consiste surtout à construire un ensemble cohérent, dimensionné selon les volumes, les usages et les contraintes de chaque service
Un renouvellement organisé avec un budget maîtrisé
Le regroupement des contrats a permis à COLLVERT et CHALLENV de moderniser le parc tout en conservant un budget global proche de l’organisation précédente. La différence tient surtout au périmètre : la nouvelle proposition inclut des services qui n’étaient pas présents dans les anciens contrats.
L’objectif n’était donc pas de comparer uniquement le coût du matériel, mais d’évaluer le service dans son ensemble : disponibilité des équipements, maintenance, pièces, consommables et continuité des fonctions de numérisation.
Un renouvellement organisé avec un budget maîtrisé
AINFO SERVICES accompagne COLLVERT dans la coordination du renouvellement : analyse des échéances, regroupement du parc, rachat et résiliation des anciens contrats concernés, choix des équipements, puis installation et configuration.
Lors du déploiement, les imprimantes sont intégrées à l’environnement de l’entreprise, les fonctions de scan vers e-mail sont configurées et les essais nécessaires sont réalisés. Les scanners de bureau sont installés sur les postes concernés selon les usages définis avec les équipes.
Les bénéfices pour COLLVERT
✓ Trois imprimantes regroupées dans un parc plus homogène.
✓ Des contrats et échéances plus simples à suivre.
✓ La maintenance et les pièces intégrées.
✓ La livraison automatique des consommables.
✓ Le scan vers e-mail maintenu et configuré.
✓ Des scanners de bureau disponibles au plus près des utilisateurs.
✓ Un budget maîtrisé malgré un périmètre de services élargi.
AINFO SERVICES simplifie la gestion de votre parc d’impression
Basée à Trévoux, AINFO SERVICES accompagne les TPE, PME, associations et collectivités dans le choix, le financement, le déploiement et le suivi de leurs solutions d’impression.
Notre équipe analyse vos volumes, vos usages, vos échéances contractuelles et vos besoins de numérisation afin de proposer un parc cohérent, adapté à votre activité et plus simple à administrer.
Vous souhaitez renouveler ou harmoniser votre parc d’impression ? Contactez AINFO SERVICES pour étudier votre organisation actuelle et construire une solution adaptée.
